Boligkontoret Danmark kalder det en mindre driftsrevolution, vi i Ringgården kalder det effektivisering af tid og ressourcer. Det nye effektiviseringstiltag – elektronisk fraflytningssyn – blev testet i fire af Ringgårdens afdelinger i september 2017, og inden jul var alle afdelinger overgået til elektronisk fraflytningssyn.
Med andre boligforeninger i Aarhus som inspiration valgte Ringgården i 2017 at implementere elektronisk fraflytningssyn. Inspektør Bjarke Mortensen havde været på inspirationstur hos Boligkontoret Aarhus, der har benyttet elektronisk syn i en del år, og erfaret, at det var en super nem og effektiv måde at lave fraflytningssyn på.
– Det er så nemt. Jeg bruger markant mindre tid på fraflytningssyn nu, end jeg gjorde tidligere, fortæller Bjarke. Tiden, det tager at syne en lejlighed elektronisk, er den samme som tidligere, men nu, hvor det hele foregår elektronisk, er der meget lidt, der skal gøres efter synet.
Før kunne Bjarke bruge op til 30 minutter, når han kom tilbage til kontoret, på at skrive rekvisitioner og vedhæfte billeder til den håndskrevne synsrapport. Nu sker det hele automatisk, når lejligheden er færdigsynet.
Det elektroniske syn
I dag, når Ringgårdens inspektører syner en lejlighed ved fraflytning, foregår det på en iPad i et system leveret af EG Bolig. Inspektøren gennemgår lejligheden rum for rum. Rummene defineres på iPad’en. I det enkelte rum noteres og dokumenteres der, hvad der skal udbedres. Billederne tilknyttes automatisk det rum, som er defineret, når de bliver taget. På den måde er der ikke nogen tvivl om, hvad der skal udbedres i de forskellige rum.
Rekvisitioner
Systemet sørger selv for at sende rekvisitioner til de håndværkere, der er tilknyttet den pågældende afdeling. Noterer inspektøren fx, at der på badeværelset skal laves nye fuger, så ved systemet, at der skal sendes en rekvisition til mureren. Noteres det fx, at der i stuen skal males lofter og vægge, så er det maleren, der automatisk får en rekvisition. På den måde får håndværkerne også direkte besked om, hvor og hvor meget der skal laves. Inden for 10 arbejdsdage fra synet er foretaget skal eventuelle fejl og mangler på lejemålet være udbedret.
Synsrapport
Når lejligheden er synet færdig, kan inspektøren generere synsrapporten med det samme. Inden rapporten kan sendes, skal fraflytter skrive under. Er fraflytter ikke tilstede, noterer inspektøren det i underskriftsfeltet og gemmer rapporten. Når rapporten er gemt, sendes der automatisk en kopi til fraflytters e-mail. Har fraflytter ikke nogen e-mail, bliver rapporten sendt med post, sammen med prisoverslaget fra håndværkerne.
Fordele ved elektronisk fraflytningssyn
De umiddelbare fordele ligger ved inspektøren, der ikke skal bruge tid på efterbearbejdning af synet, når han kommer retur til kontoret. – For nogle beboere er det også en fordel, at de ikke skal bruge tid på at tyde inspektørens kragetæer i den håndskrevne synsrapport, siger Bjarke med et smil.
I løbet af sommeren begynder boligforeningen at teste elektronisk indflytningssyn. Her vil det være varmemester og lejer, der gennemgår boligen, som det også er i dag, hvor det foregår med papir og blyant. Det forventes, at man i Ringgården syner fuldt elektronisk ved udgangen af 2018.
Artikel og billeder fra Update 125
